Społeczna Akademia Nauk w Warszawie  

        „Budujcie mosty zamiast wznosić mury'', Justyna Wojsz, 14.12.2012

Poradnik na temat prawidłowej komunikacji interpersonalnej.

Co zrobić aby sprawniej funkcjonować w firmie ?

Wiedza w pigułce.

Komunikacja interpersonalna kluczem do sukcesu !

Czym jest komunikacja ?

Komunikacja interpersonalna to wymiana informacji między nadawcą a odbiorcą przy użyciu pewnego klucza.

Człowiek jako istota społeczna ma zdolność komunikowania się, przez co przekazuje informacje wybranej osobie w sposób jasny i zrozumiały.

Komunikacja, dobre stosunki z kolegami z pracy, a także miła atmosfera są niezbędne żeby organizacja, w której pracujemy mogła się utrzymać.
Jednak, aby można było mówić o istnieniu komunikacji muszą zaistnieć 3 podstawowe elementy:

-nadawca, czyli osoba, która przesyła określoną informację;
-odbiorca, czyli osoba, do której daną informację kierujemy;
-przekaz, czyli zarówno sposób przekazu tej informacji, jak i sama jego treść.

Komunikacja jest też procesem, z którym wszyscy mamy do czynienia na co dzień. Pozwala wyrażać myśli, zamiary, potrzeby i oczekiwania wobec ludzi, a także uczucia. Polega na przekazywaniu i odbieraniu informacji między dwiema lub większą liczbą osób zarówno w sposób werbalny, jak i niewerbalny.
Bardzo ważne w pracy biurowej są narzędzia komunikacyjne, które odpowiednio dobrane do rodzaju komunikatu i grup odbiorców, zwiększają skuteczność podejmowanych działań. Poprzez proces komunikacji interpersonalnej można wpływać na budowanie wizerunku firmy, zachowania poszczególnych pracowników i całych grup, modyfikować zasady współpracy między jednostkami oraz wzmacniać identyfikację z firmą. Wszystkie te działania wpływają na zwiększenie efektywności firmy. Ważne jest aby ludzie biorący udział w procesie komunikowania społecznego , posiadali odpowiednie, zbliżone względem siebie kompetencje komunikacyjne. Jednym z elementarnych warunków tej sytuacji jest posiadanie podobnych poziomów kompetencji językowych . Ponadto bardzo ważnym elementem komunikowania gwarantującym skuteczność kontaktu międzyosobowego jest słuchanie.
Wnioski dotyczące znaczenia komunikacji interpersonalnej w biurze, sekretariacie ogółem w firmie są takie, iż bez skutecznego porozumienia się pracowników żadna instytucja nie mogłaby istnieć. Przepływ informacji w firmie musi być płynny, a pracownicy muszą umieć wzajemnie się porozumiewać i rozumieć wszelkie komunikaty werbalne i niewerbalne kierowane do nich od swoich współpracowników.
Komunikacja interpersonalna ogólnie przyczynia się do lepszego wzajemnego zrozumienia i dobrego prosperowania firmy.

Typ komunikacji :

Komunikacja pozioma

Obejmuje osoby, zajmujące równorzędne stanowiska w organizacji. Jej główne cele to: koordynowanie działań, uzupełnianie i dzielenie się informacjami (nie plotkami), budowanie wzajemnej więzi między pracownikami oraz rozwiązywanie zaistniałych konfliktów.
Fakt zajmowania podobnej pozycji w strukturze firmy: zbliżony zakres obowiązków oraz porównywalne oczekiwania i wymagania, jakie stawia się pracownikom są często przyczyną nieformalnego charakteru komunikacji poziomej. Z faktem tym łączy się zastępowanie profesjonalizmu w relacjach międzyludzkich przez sympatię lub jej brak do poszczególnych pracowników.
Komunikacja w pracy stanowi niezwykłą siłę, która może zarówno motywować i poprawiać relacje, jak i sprawić, że codzienna praca będzie traktowana jak kara za całe zło tego świata.

Skuteczna komunikacja w pracy

Podstawą dobrych relacji zawodowych jest dobra komunikacja w pracy, czyli taka w której nie ma miejsca na niedopowiedzenia i dwuznaczności. Opieranie się na domysłach i przypuszczeniach oraz snucie własnych wersji historii jest najlepszym krokiem w kierunku konfliktu. Jeśli chcemy, by nasza komunikacja w pracy stała na wysokim poziomie, powinniśmy zapoznać się z kilkoma, pozornie łatwymi, zasadami.
Po pierwsze, unikaj niedopowiedzeń i niejasności. Komunikacja, która pozostawia miejsce na swobodną interpretację może wprowadzić więcej szkody niż pożytku.
Po drugie, mów za siebie. Nawet osoba, która w firmie uważana jest za charyzmatyczną i przebojową nie ma prawa wypowiadać się w imieniu innych.
Po trzecie, udzielaj informacji zwrotnych w sposób bezpośredni i zrozumiały. Tzw. feedback musi być konstruktywny. Rozmówca po otrzymaniu takiej informacji powinien wiedzieć, co w jego zachowaniu lub w sposobie wykonania konkretnego zadania wymaga poprawy.
Po czwarte, akceptuj zdania innych osób. Gdy współpracownicy dostrzegą, że słuchasz i szanujesz ich opinie, sami będą chcieli poznać twoje zdanie na dany temat, nawet gdy będzie to kwestia, budząca wiele kontrowersji i emocji.

Zasady :

Komunikacja w pracy (i nie tylko) powinna opierać się na zasadach wzajemnego szacunku. Budowanie relacji współpracy, umiejętność słuchania i zrozumienia dla cudzych opinii, które stanowią przeciwieństwo w stosunku do naszego zdania, są jednymi z najważniejszych elementów, które tworzą dobrą komunikację w pracy. Jak się okazuje, przestrzeganie kilku, pozornie prostych, zasad może uczynić z nas mistrzów komunikacji i pomóc w stworzeniu dobrej relacji między współpracownikami.

Najgłówniejsze z tych zasad to:

zasada grzeczności – dotyczy przestrzegania zasad, uprzejmości, poruszania

spraw czy tematów istotnych dla rozmówcy;

zasada aprobaty – nakazuje okazywanie poważania, szacunku i uznania, a zakazuje ostrej, bezpardonowej krytyki i podejmowania tematów szkalujących czy obrażających rozmówcę;

zasada skromności – dotyczy unikania demonstrowania swojej wyższości, dominacji czy uprzywilejowania;

zasada zgodności – akcentuje potrzebę dążenia do zgody, zmniejszania dzielących dystansów i różnic oraz wyrażania akceptacji dla tych sądów, opinii czy przekonań partnera rozmowy, które jest w stanie uznać;

zasada kooperacji – wskazuje na konieczność łagodzenia napięć, tłumaczenia swych wypowiedzi oraz proszenia o bliższe lub ponowne omówienie kwestii niezrozumiałych lub zbyt zawiłych dla odbiorcy; łącznie sprzyja to tworzeniu sprzyjającej atmosfery;

zasada ironii – umożliwia w pewnych okolicznościach prowadzenie rozmowy w tonie żartobliwym czy nawet kpiarskim, ale z zachowaniem dobrego smaku i w sposób na tyle czytelny, żeby odbiorca był w stanie odróżnić ten styl konwersacji od konwencji bardziej formalnej;

zasada ciekawości – odnosi się do wyboru tematów interesujących dla obu stron czy sprowadzania rozmowy do spraw ważnych, wspólnych dla obu rozmówców.

 
Hierarchia.

      Henri Fayol, francuski inżynier, sformułował czternaście zasad prawidłowego zarządzania w         firmie.

Jedna z nich (dziewiąta) tyczy się hierarchi, która jest podstawą prawidłowej komunikacji w organizacji. Zasada dotyczy hierarchii porozumiewania się przełożonego I pracownika.
Określa  wynikającą z hierarchii drogę służbową , czyli ściśle wyznaczoną kolejność komunikowania się „ w pionie ”. Kierownik jest na wyższym szczeblu niż pracownik, toteż powinni czuć oni respekt, a tekże szacunek I wiedzieć, że wobec pracodawcy należy zachowywać się z większą kulturą, okazywać więcej pokory.  Jej stosowanie jest niezbędne do zapewnienia jedności rozkazodawstwa.  Relacja przełożony-pracownik jest bardzo krępująca i trudna, bo tak naprawdę od przełożonego zależą nasze losy w firmie, kariera. O swoją pozycję trzeba zadbać już na samym początku startu zawodowego. W momencie rozpoczynania pracy istotne jest jasne sprecyzowanie dążeń, wzajemnych oczekiwań, określenie ról. W nowej pracy tworzą się pewne relacje, style, opinie. To, jak będziemy postrzegani przez innych, w dużej mierze zależy od nas samych. Jeśli nie zadbamy o te kluczowe dla naszej pozycji w firmie elementy już na samym początku, to potem może już być za późno.

Właściwy przekaz i odbiór informacji. Precyzyjna wypowiedź.

 
O ile sama chęć przekazania informacji jest bardzo ważna, o tyle to, w jaki sposób to zrobimy jest najważniejsze.

Wiadomość musi być zawsze przekazana w sposób jasny I zrozumiały, zarówno w stosunkach przełożony-podwładny, jak I  pomiędzy pracownikami tego samego szczebla.

Dobrze sformułowane polecenia służbowe, dają większy procent zrozumienia, a tym samym większy procent wykonania ich prawidłowo. Jest to oczywiście sukces dla firmy, jak I powód do dumy z pracownika, że ten wykonał coś zgodnie z planem. Tym samym zwiększa się zaufanie przełożonego do pracownika, co jest bardzo ważnym elementem komunikacji.

Gdyby nie to, że przełożony wydał jasne polecenie, a pracownik odebrał je, tak jak pracodawca tego chciał, wiadomość nie zostałaby doskonale odebrana I zrozumiana przez pracownika. Jest to ważne dla firmy, ponieważ polecenie mogło dotyczyć przedsięwzięcia, które przynosi znaczny zysk organizacji, a utrata zlecenia spowodowałaby zmniejszenie obrotu finansowego, a tym samym możliwe zwolnienia.

Nie tylko ważna mowa

Komunikowanie interpersonalne odbywać się może na dwóch poziomach: werbalnym i niewerbalnym. Według Mehrabian'a tylko 7% wszystkich informacji podczas komunikowania pochodzi ze słów, 38% wnioskujemy z intonacji głosu, natomiast aż 55% to komunikacja niewerbalna, która jest uzupełnieniem bezpośredniego mówionego komunikatu. Przy tym procesie dodatkowo zaangażowany jest zmysł wzroku. Komunikowanie interpersonalne wymaga zaangażowania dwóch zmysłów, a także ogromnej percepcji, uwagi i myślenia obu stron biorących udział w komunikacji.

Jako, że komunikowanie niewerbalne jest nieodłączną częścią komunikowania się „twarzą w twarz" omówię teraz pokrótce jego formy (ich uporządkowanie jest całkowicie przypadkowe):

Gestykulacja - ruchy rąk, dłoni, palców, nóg, stóp, całego korpusu;

Wyraz mimiczny twarzy - możliwość przekazywania różnych stanów emocjonalnych;

Dotyk i kontakt fizyczny - w zależności od naszych zażyłości stosunków z rozmówcą powinien zostać zachowane dystans:

Intymny - od dotyku do 45cm, natężenie głosu: szept;

Osobisty - od 45cm do 1,2m, uściśniecie dłoni, natężenie głosu: cicho;

Towarzyski, czyli społeczny - od 1,2m do 3,6m, natężenie głosu: głośno;

Publiczny - większy niż 3,6m, natężenie głosu: bardzo głośno;

Wygląd fizyczny - sposób ubierania się, czesania, malowania i ozdabiania;

Dźwięki para lingwistyczne - wszystkie oh, ah, eh, hmmm

Kanał wokalny - intonacja i barwa głosu, akcentowanie, rytm mówienia, wysokość głosu;

Spojrzenia i ich wymiana - kontakt wzrokowy, gdzie jakość komunikatu zależy od długości spojrzenia;
Pozycja ciała w trakcie mówienia - spięte ciało, wyprostowany bądź swobodny korpus, wzniesienie wyżej/niżej niż współrozmówca etc.

Nie bójmy się zadawać pytań.

W relacjach przełożony - podwładny szczególnie ważna jest trudna sztuka udzielania odpowiedzi zwrotnej, tzw. feedback. W takiej sytuacji istotnym elementem jest znajomość sztuki komunikowania. Nie można opierać się na domysłach, niepotwierdzonych przypuszczeniach. Wszystko co wyjdzie z naszych ust musi być po prostu potwierdzone dla uniknięcia konfliktów, narażenia się szefowi, utraty zlecenia, a także pracy. Nie trudno bowiem snuć domysły. Jeżeli jednak dojdzie do takiej sytuacji konieczna jest natychmiastowa korekta sytuacji. Udzielany feedback musi być konstruktywny, jeżeli dane zdarzenie dotyczy określonego pracownika. Powinien dotyczyć nie tylko tych kwestii, które zostały nieprawidłowo wykonane, ale przede wszystkim powinien dotyczyć poprawności wykonania zadań. Wtedy to pracodawca powinien mówić i pokazywać pozytywne strony pracownika, a nie tylko wytykać mu popełnione błędy. Jeśli nie będzie o tym pamiętał może doprowadzić do obniżenia wydajności pracownika, co może pociągnąć za sobą konsekwencje dla samej firmy. W samym pracowniku zrodzi się bunt i brak motywacji do działania. A także przypuszczenia, że przełożony nie jest obiektywny. A przecież celem oceny jest poprawa i skierowanie pracownika na właściwy tor działania w wykonywaniu powierzonych mu zadań i zapewnienie właściwej drogi jego rozwoju.

Bardzo wiele zależy od dobrej komunikacji. Los firmy, poszczegolnych pracowników, pracodawcy, jest czasem w rękach jednej osoby. I to właśnie dzięki temu, że ta jedna osoba zrozumiała polecenie, inni mogą spać spokojnie.

Przypisy

http://pl.wikipedia.org/wiki/Komunikacja_interpersonalna

http://szoktychy.republika.pl/stres.html

http://www.akademiafutbolu172.pl/?page_id=83

http://www.egospodarka.pl/68187,Komunikacja-interpersonalna-w-pracy,1,20,2.html

http://etyka-biznesu.wyklady.org/wyklad/431_komunikacja-interpersonalna-w-srodowisku-pracy_strona-2.html

http://www.wsiz.rzeszow.pl/kadra/mzmuda/Dokumenty_Local_WSIiZ/%288036%29_komunikacja_interpersonalna.doc

http://edukacja-medialna.wyklady.org/wyklad/432_komunikowanie-jako-proces-oddzialywania-na-klienta.html

http://pl.wikipedia.org/wiki/Henri_Fayol

http://www.egospodarka.pl/68187,Komunikacja-interpersonalna-w-pracy,2,20,2.html

http://kariera.forbes.pl/z_polecamy/jak-sie-porozumiec-czyli-o-komunikacji-w-pracy

Tomasz Osiński

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Poprosiłem Was o to spotkanie aby przekazać Wam kilka istotnych wskazówek dotyczących komunikacji interpersonalnej. Umiejętność słuchania innych ludzi, właściwe prezentowanie własnego zdania, nie poddawanie się wpływom innych to jedne z najważniejszych umiejętności, które pozwolą Nam osiągać sukcesy, których tak bardzo wszyscy pragniemy.

Nasi klienci bywają sfrustrowani, bo nie potrafią Wam przekazać swoich oczekiwań. W bardzo wielu sytuacjach nieporozumienia i bariery w komunikowaniu można łatwo wyeliminować posługując się wiedzą i kilkoma prostymi narzędziami. W dobrej komunikacji wbrew pozorom nie najważniejsze są słowa, tylko prawidłowe słuchanie odbiorcy oraz intonacja i gesty podczas wyrażania naszych myśli. Abyśmy mogli prawidłowo zrozumieć naszych rozmówców używajmy parafrazy, bądźmy skupieni, uważni, zapamiętujmy przede wszystkim najważniejsze zwroty, słowa, kwestie. Często będą Nam w tym przeszkadzały szumy komunikacyjne, jednak dzięki ćwiczeniom i używaniu odpowiednich narzędzi będziecie umieli je wyeliminować. Gdy wysłuchacie komunikatów odbiorcy, parafrazą upewnijcie się czy dobrze je zrozumieliście.  Następnie rozpocznijcie wyrażać własne zdanie. Starajcie się używać komunikatów kierunkowych „Ja”. Nie bójcie się wyrażać własnych uczuć i myśli. Jeśli się z czymś nie zgadzacie, to powiedzcie to. Otwartość i umiejętność wyrażania własnego zdania pozwoli Wam uzyskać szacunek współrozmówców. Pamiętajcie że w utrzymaniu wzajemności i współpracy pomiędzy ludźmi pomaga zarówno uśmiech, empatia, kontakt wzrokowy, zainteresowanie rozmówcą i tematem jak również unikanie barier komunikacyjnych. Postarajcie się unikać zbędnego doradzania, pouczania, krytykowania czy porównywania, bo to utrudni Wam komunikacje z ludźmi a co za tym idzie, również pracę. Zawsze bądźcie sobą, nie próbujcie wcielać się w kogoś kim nie jesteście bo Wasz rozmówca szybko to zauważy. Starajcie się dawać z siebie 100% zaangażowania i energii. Dzięki takiemu podejściu do pracy i życia będziecie mogli sobie często gratulować sukcesów.

Tak więc starajcie się burzyć mury w świecie komunikacji a w to miejsce budujcie mosty którymi będziecie mogli w jasny , przejrzysty sposób formułować komunikaty podczas Waszych częstych i owocnych konwersacji. Stosując się do moich wskazówek sami się przekonacie że dzięki nim uda się Wam osiągnąć każdy, podkreślam „każdy”! cel jaki tylko sobie wyznaczycie.

Marcin Nesterowicz

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Szanowni Państwo spotkaliśmy się, ponieważ chciałbym podzielić się z Wami moimi przemyśleniami odnośnie prawidłowego funkcjonowania w firmie jak i poza nią. Tematem naszego króciutkiego wykładu są wzajemne relacje oraz sposób w jaki komunikujemy się
i jak ważne jest to dla współżycia w grupie, społeczeństwie. Zagadnienie to jest o tyle istotne, że w pracy spędzamy 1/3 naszego dorosłego życia. Tworzymy organizacje oraz otoczenie
w którym możemy czuć się swobodnie i komfortowo bądź wręcz przeciwnie. W gruncie rzeczy to od nas samych zależy to czy do firmy będziemy przychodzić z radością czy też firma będzie kojarzyć się nam z koszmarem, polem bitwy pełnym złośliwości, konfliktów oraz niedomówień. Temat brzmi „Budujcie mosty zamiast wznosić mury” to zdanie zawiera
w sobie receptę, przepis może nie na idealne życie biurowe, ale na pewno na przyjemne
co z kolei przekłada się na efektywność. W wielkim skrócie komunikacja jest to wysyłanie sygnałów, odbieranie ich i ich interpretowanie, tak by żyło się lepiej – brzmi to niemal jak slogan partyjny, nie mniej jednak ważne jest by wcielić je w życie. Przekładając to na realia należy podchodzić z szacunkiem do drugiej osoby, traktować ją tak jakbyśmy chcieli być sami traktowani. We współżyciu miedzy ludźmi takie zachowania ludzkie jak: uśmiech, życzliwość, otwartość i szacunek współpracownika czy rozmówcy odgrywają istotną rolę. O ile przyjemniej jest gdy po wejściu do biura wita nas uśmiech a jak bardzo źle czujemy się gdy „stajemy w przysłowiowym ogniu pytań” rodem z przesłuchań. Jak często dochodzi do konfliktów pomiędzy pracownikami wynikających z różnicy zdań, poglądów a jak często
z niedomówień. Chcemy czy nie, ale musimy zaakceptować, to iż każdy z nas jest inny
i byłoby idealnie żebyśmy poznali siebie nawzajem, zatem spróbujmy wejść w „skórę” tej drugiej osoby, bowiem tylko w taki sposób jesteśmy w stanie pojąć dlaczego pewne zachowania naszego współpracownika są takie a nie inne i wówczas to my zyskamy najwięcej. Po pierwsze  zdejmujemy pewną łatkę jaką przypinamy tej drugiej osobie
a niestety często jest tak że, jest ona mylna, po drugie nie  tracimy czasu, zdrowia, energii ani nerwów podczas rozmów, wydawania poleceń czy też ich otrzymywania od współpracownika.

Dziękuję za wysłuchanie mojego krótkiego wykładu.

Iwona Mrozińska

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Właściwa komunikacja jest motorem napędowym każdej firmy, fundamentem wszystkich działań firmy, jej zarządzania i panujących w niej stosunków interpersonalnych. Przepływ informacji wewnątrz firmy, sposób komunikowania z pracownikami odgrywa istotna rolę w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jest jednym z czynników decydujących o sukcesie firmy. Komunikacja wymaga słuchania i mówienia. Oba te procesy kształtują poczucie przynależności do firmy, identyfikowanie się z nią, a tym samym podnoszą poziom odpowiedzialności za wykonywane zadania.

Będąc kierownikiem w firmie „x” podczas wykładu dla pracowników omówię:

1. Zasady dobrej, prawidłowej komunikacji, a w tym, że należy: utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą; skupiać się na tym co chce przekazać nam rozmówca; zadawać pytania w przypadku wątpliwości, żeby lepiej zrozumieć; interesować się tym, o czym mówi nadawca; nie radzić, jeśli nie jesteśmy o to poproszeni; dawać werbalne i niewerbalne sygnały, że rozumiemy to, co przekazuje nam rozmówca; robić przerwy po każdej wypowiedzi naszego rozmówcy;

2. Bariery i błędy w komunikacji, a w tym: osądzanie; uciekanie od cudzych problemów; decydowanie za innych ;

3. Problemy komunikacyjne: zły odbiór komunikatu; nieprzygotowanie do rozmowy; brak wzajemnego zaufania; niedogodne okoliczności rozmowy; nastawienie emocjonalne do partnera .

Dzięki tej wiedzy będzie odpowiedni przepływ informacji, unikniecie niedomówień czy nieodpowiedniego wykonania pracy. Po wykładzie pracownicy przeanalizują jak ich własny styl komunikacji wpływa na efekty, zweryfikują swoje nastawienie i poglądy dotyczące komunikacji, pogłębia swoje umiejętności komunikowania się, rozwiną swoje umiejętności słuchania, dopasowania się do rozmówcy, dowiedzą się jak można zyskać zaufanie i budować dobre relacje, wypracują własny sposób komunikowania się w różnych trudnych sytuacjach.

Komunikacja wewnętrzna w firmie pozwala poczuć się każdemu pracownikowi, że jest tak samo ważny jak inni, przez co staje się bardziej wydajny. Tradycją w firmach są spotkania świąteczne, pikniki mające na celu zintegrować pracowników, co również dobrze wpływa na budowanie dobrych relacji w firmie.

Emilia Jarocka

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Często mówi się, że osoby odnoszące sukces mają opanowaną do perfekcji umiejętność dobrego porozumiewania się z ludźmi. Panuje jednak błędne przekonanie, że dobrze porozumiewa się ten kto potrafi mówić, ponieważ słowa stanowią mniej niż 10% docierającego do odbiorcy przekazu. Ludzie odbierają informacje za pośrednictwem wszystkich zmysłów. U każdego z nas, w odbieraniu rzeczywistości, dominuje jeden zmysł. Ludzie o tym samym dominującym zmyśle dobrze się ze sobą porozumiewają, podczas gdy ludzie różnych typów „rozmijają się” w rozmowie. Aby komunikować się skutecznie należy używać słownictwa odpowiedniego dla danego rozmówcy.

            Osoba komunikatywna nie tylko dobrze mówi i pisze, ale jest też doskonałym słuchaczem. Więcej uczymy się słuchając, niż mówiąc, dlatego tak istotne jest, żeby dobrze słuchać. Słuchając kogoś należy pamiętać, aby: patrzeć rozmówcy w oczy, całkowicie skoncentrować się na tym co mówi, oraz uważać, aby nie zrozumieć jakiegoś słowa opatrznie.

            Dobrą komunikację uniemożliwiają negatywne myśli i reakcje. Należy pamiętać, że pozytywna odpowiedź wywołuje pozytywną reakcję. Dlatego należy myśleć pozytywnie i być pozytywnie nastawionym do swojego rozmówcy. Życzliwość, podobnie jak dobre maniery nic nie kosztuje, dlatego zawsze należy sprawiać, aby druga osoba czuła się szanowana          i ważna. Ponadto powinno się wykazywać zainteresowanie swoim odbiorcą i tematem rozmowy. Warto w tym celu używać imion rozmówców. Oprócz odpowiadania na pytania istotne jest też, by je samemu zadawać okazując tym samym zainteresowanie.

            Za wszelką cenę należy unikać w rozmowie sarkazmu oraz lekceważenia ludzi i nie doceniania ich możliwości. Takie traktowanie rozmówcy sprawia, że czuje się on nieważny    i mało wartościowy, a także obniża, czy wręcz niszczy jego wiarę w siebie. Nie wolno pozwolić, by ludzie czuli się nie na miejscu. Jeżeli musimy krytykować swojego współpracownika odnośmy się tylko do jakości jego pracy a nie osoby.

        Komunikaty wysyłane przez nas muszą być jasne i konkretne. Nie wolno bać się zadawania pytań, aby nie doprowadzić do nieporozumień. Nasza mowa ciała i wygląd musza być dostosowane do danej sytuacji. Należy pamiętać, że pierwsze wrażanie jest najważniejsze, a pewność siebie bierze się ze świadomości własnego, dobrego wyglądu. Rozmówca musi wierzyć w siebie i to co mówi. Nie może denerwować się akcentem lub zająknięciem. W kryzysowej sytuacji należy pamiętać, że uśmiech przełamuje wszelkie bariery.

          Pamiętajmy, że każdy z nas jest inny, ale mimo to możemy znaleźć wspólną płaszczyznę porozumienia. Prawdziwym kluczem do dobrej komunikacji jest entuzjazm i pozytywne nastawienie.

Anna Piotrowska 

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Komunikacja interpersonalna to jedna z form porozumiewania się ludzi. Jest procesem wymiany wiadomości między dwiema osobami.

     Zasady dobrej komunikacji: utrzymanie kontaktu wzrokowego z rozmówcą, skupienie się na tym, co chce przekazać rozmówca, zaangażowanie komunikacji niewerbalnej, zadawanie pytań w przypadku wątpliwości, interesowanie się tym, o czym mówi nadawca, wyrażanie uczucia, wyłonienie istotnych treści. Sukces w komunikacji to mówić tak, aby inni słuchali, oraz słuchać tak, aby inni mówili. Analizując znaczenie komunikacji w grupie czy organizacji należy podkreślić, iż stanowi ona podstawę zasadniczych funkcji, takich jak sprawowanie kontroli, motywowanie, wyrażanie uczuć oraz informowanie. Zarówno formalna, jak i nieformalna komunikacja służy kontrolowaniu zachowania członków organizacji poprzez komunikowanie pożądanego sposobu zachowania bądź przeciwstawiając się postępowaniu niewłaściwemu. Komunikacja może sprzyjać motywacji, gdyż za jej pośrednictwem uświadamiamy członkom organizacji, czego się od nich oczekuje, jak mogą poprawić swoją efektywność, czy jakie popełniają błędy. Informowanie o celach i przekazywanie informacji zwrotnej o postępach w ich osiąganiu pobudza motywację. Funkcjonowanie w zespołach wymaga ujawniania uczuć i emocji, zarówno pozytywnych, jak u negatywnych, co jest możliwe właśnie dzięki komunikowaniu się ich członków. Przekazywanie danych czy informacji stanowi niezbędny składnik procesu podejmowania decyzji. Każdy proces komunikowania się jest przez to niezbędnym elementem funkcjonowania w  relacjach z  innymi ludźmi. Poprawny proces komunikacji w organizacji można porównać do rzeki z jej dopływami. Wszystkie informacje są zbierane w poszczególnych odnogach organizacji i trafiają do odpowiednich osób – w takiej strukturze każdy jest zarówno źródłem rzeczki, jak i ujściem rzeki do morza. Gdy jakiś kanał zawodzi, dochodzi do wylania rzeki, czyli do nieporozumień, które w naturalny sposób prowadzą do konfliktów. Pierwszym elementem diagnozy procesów komunikacyjnych jest ich opisanie, tj. zastanowienie się jak one przebiegają. Następny etap to poszukiwanie miejsc, gdzie komunikaty są zniekształcane. Kolejny etap to szkolenie z zakresu komunikacji, czyli pokazanie, jak taki proces powinien przebiegać – nauczenie pracowników, aby w pierwszej kolejności zadali sobie pytanie – co zrozumiałem z tego, co mi ktoś powiedział. Większość problemów jakie istnieją w organizacjach wynika właśnie z niewłaściwego przekazywania i odbierania informacji, czyli komunikacji.

Grzegorz Kozdrój   

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Na ostatnim spotkaniu poinformowałem Was o naszych nowych kanałach informacyjnych tzn. intranecie oraz anonimowych ankietach, które do tej pory spisują się znakomicie. Chciałbym jednak zwrócić uwagę na istniejące problemy w samym procesie komunikacji, a są to: zakłócenia tzw. szum w komunikacji oraz bariery komunikacyjne. Postaram się je zdefiniować i przedstawić sposoby na unikanie ich w relacjach z odbiorcami Waszych komunikatów. Jako nadawcy informacji powinniśmy zwrócić szczególną uwagę czy nie występują na drodze naszego przekazu utrudnienia percepcyjne dla odbiorcy, tzn. hałas w otoczeniu, duża odległość do rozmówcy lub np. techniczne problemy urządzeń teleinformacyjnych. Bardzo ważnym elementem podczas komunikacji jest stan emocjonalny zarówno nasz jako nadawcy, jak i odbiorcy. Samopoczucie, stan zdrowia oraz poziom zmęczenia u uczestników procesu komunikacji może uniemożliwić przekaz informacji albo go skutecznie zaburzyć. Stan psychiczny naszego rozmówcy może dodatkowo wpłynąć na wybiórczość uwagi lub skupienie się tylko na części przekazywanej informacji. Dlatego przed rozpoczęciem rozmowy – przekazu, zastanówmy sie czy wpływ emocji każdej ze stron nie zakłóci komunikacji na tyle, że będzie ona nieczytelna. Podczas komunikacji musimy również zwrócić uwagę na ilość przekazywanej informacji, nie możemy dopuścić do przeciążenia lub niedoinformowania odbiorcy przekazu. Należy również, moi Drodzy, zwrócić uwagę na spójność naszej wypowiedzi, między słowami, a gestami. Wypowiedź niespójna może się okazać niezrozumiała dla odbiorcy. Często spotykamy się także z efektem słyszenia, a nie słuchania. Co oznacza, że tylko słyszymy wiadomość nie interpretując jej. Myśląc o czymś innym nie będziemy aktywnym słuchaczem, przez co nie odbierzemy pełnej informacji.

Nakreśliliśmy zakłócenia utrudniające nam optymalne komunikowanie się, ograniczanie ich to dobry sposób na poprawienie komunikacji w zespole, co jeszcze możemy zrobić, żeby poprawić system komunikowania się. Kluczowym sposobem na dobry odbiór naszego przekazu jest skupienie się na naszym partnerze, tzn. określenie jego stanu emocjonalnego, jego stanu uwagi, systemu wartości, cech charakteru. Po takiej wstępnej analizie możemy wyeliminować sytuacje powodujące zaburzenie w komunikacji. Jeżeli już „wsłuchaliśmy” się w rozmówcę, zajmijmy się treścią, formą i motywami naszego przekazu. Musimy zachować jego spójność i klarowność, mówić w sposób jasny i zrozumiały to niewątpliwie uczyni nasz przekaz klarownym. Tworzenie skomplikowanych zdań oraz wielość trudnych określeń spowoduje oprócz „oczarowania” rozmówcy naszą elokwencją, zaburzenie efektywności komunikacji, czego chcemy przecież uniknąć. Aby uwypuklić część naszej wypowiedzi możemy wykorzystać powtarzanie jej fragmentów w celu utrwalenia lub podkreślenia istotności tej części przekazu (redundacja). Musimy w końcu, nauczyć się aktywnie słuchać, skupiać się na tym co do nas ktoś mówi, nie przerywać mu, nie wtrącać w środku wypowiedzi naszych spostrzeżeń, pamiętajmy puenta często jest na jej końcu!!! Zatem puentą tego wykładu niech będzie dla Was stwierdzenie:

„Budujcie mosty, zamiast wznosić mury”

Monika Hałasa

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”

Tematem dzisiejszego spotkania jest hasło „Budujcie mosty zamiast wznosić mury”.            Aby przybliżyć wam co dla mnie oznaczają te słowa posłużę się przykładem. Firma X miała w swoich szeregach Biuro Zakupów. Jednostka ta zajmowała się negocjowaniem i pospisywanie umów z dostawcami, na podstawie których kupowano towary i świadczono usługi dla wszystkich oddziałów w Polsce. W Biurze Zakupów pracowało kilku kupców, którzy z racji zawodu, który wykonywali, generowali dla pracodawcy duże oszczędności.     W związku z powyższym, po pewnym czasie, zaczęło im się wydawać, że są pracownikami ważniejszymi od pozostałego personelu Firmy X. W związku z czym ciągle narzekali na to, że są niewłaściwie traktowani i z nikim się nie dogadują. Tymczasem pozostałe Jednostki Firmy X, które współpracowały z Biurem Zakupów, coraz gorzej oceniały współpracę z nimi i coraz częściej starali się podpisywać umowy na własną rękę, pomijając specjalistów do tego powołanych. Na tym z kolei traciła firma. Biuro Zakupów miało wielu szefów ale żadnemu z nich nie udało się zapanować nad wiecznie niezadowolonymi kupcami. Pewnego dnia Prezes stwierdził, że tak dłużej być nie może. Zwołał zebranie i poinformował kupców, że od dziś to on jest ich bezpośrednim szefem i teraz chciałby usłyszeć jak im się pracuję i jakie mają problemy. Kupcy szczęśliwi, że w końcu rozmawia z nimi sam Prezes, od razu rozpoczęli swoje narzekania. Prezes wysłuchał ich uważnie, a następnie zapytał: A teraz powiedźcie proszę, co wy możecie zrobić, aby zmienić tę sytuację? Zapadła głucha cisza. Kupcy, którzy do tej pory niemal się przekrzykiwali, teraz oglądali się po sobie nie znajdując słowa odpowiedzi. Wówczas Prezes powiedział: „Nie jest sztuką znaleźć powód do niezadowolenia, każdy z nas to potrafi. Sztuką jest znaleźć w tych powodach swoje błędy i zanim zacznie się zmieniać otoczenie, należy spróbować zmienić siebie i swoje nastawienie”. Na następne spotkanie każdy z kupców miał za zadanie zastanowić nad trzema największymi problemami z którymi się boryka, a następnie przedstawić do każdego z nich trzy propozycje, co mogą zmienić w swoim postępowaniu, aby je rozwiązać. Od czasu tego spotkania wiele się zmieniło. Kupcy zreformowali swoje paradygmaty na temat tego jaka jest ich rola w firmie, bo to była główna przyczyna ich frustracji. Okazało się też, że większość ich problemów można było rozwiązać dzięki uważnemu słuchaniu drugiej strony i zmianie podejścia z „Czego chcesz”, na „Co mogę dla Ciebie zrobić”. Powyższy przykład idealnie obrazuje to, z czym na co dzień boryka się każdy z nas. Jak reagujemy, gdy pojawia się trudna sytuacja w pracy? Najczęściej szukamy kogoś, kogo moglibyśmy za nią obarczyć winą. I zamiast skupiać się nad szukaniem rozwiązań, marnotrawimy czas. W każdym miejscu, w którym pracują ludzie ważne jest, aby spojrzeć na problem oczyma tej drugiej strony. Zwykle jest tak, że jeśli ktoś „naciska” na nas oznacza to, że sam również jest „naciskany” i dlatego zależy mu na szybkiej reakcji z naszej strony, a nie dlatego że uważa, że nasza praca jest mniej ważna. Współpracując z innymi Jednostki warto również zastanowić się nad tym, jaki jest cel naszych działań. Często nie potrafimy się dogadać, ponieważ każda ze stron ma własny cel i uważa że jego jest ważniejszy. Prowadzimy negocjacje miesiącami i nie udaje się osiągnąć porozumienia. Jeśli tak jest, spróbujcie dowiedzieć się, jaki jest cel człowieka, który siedzi po drugiej stronie stołu. Szybciej osiągniecie zwycięstwo, jeśli skupicie się na znalezieniu wspólnej drogi do osiągnięcia waszych zamierzeń. Niczego nie zakładajcie z góry i nie próbujcie zgadywać intencji waszych współpracowników. Za to zawsze pytajcie dlaczego ktoś przychodzi do was, jaki jest jego cel, powiedzcie o tym co dla was jest ważne i zaproponujcie swoje rozwiązanie. Taka postawa wzbudza zaufanie i sprawia, że roszczeniowa postawa topnieje i zamiast przeciwnika zyskujemy partnera w pracy. Nie zapominajmy, że niezależnie od tego kto czym się zajmuje, jesteśmy jednym zespołem wzajemnie od siebie zależnym. Nigdy nie wiadomo, z jakim problemem spotkamy się jutro i do kogo będziemy musieli zwrócić się o pomoc. Nigdy, czy to w pracy czy w życiu prywatnym, nie warto robić sobie z ludzi wrogów, za to zawsze warto jest mieć w nich partnerów. Dlatego pamiętajcie „Budujcie mosty prawidłowej komunikacji, zamiast wznosić mury nieporozumień”.

Mirosław Sufin

„BUDUJCIE MOSTY ZAMIAST WZNOSIĆ MURY”

Witam serdecznie Państwa.

Zapraszam na wysłuchanie mojego wykładu pod tytułem „Budujcie mosty zamiast wznosić mury”, którego celem jest przekazanie Państwu kilku cennych informacji na temat komunikacji w grupie, a dokładniej ukazanie kilku najważniejszych zasad sprawnego i efektywnego przekazywania informacji.

Informacja jest towarem i źródłem władzy, dlatego tak ważne jest zarządzanie informacją w organizacji. Brak skutecznej komunikacji bowiem jest jedną z najpoważniejszych przeszkód na drodze do efektywnej działalności grupowej. Dotyczy to zarówno przekazywania odpowiednich wiadomości, jak również rozumienia ich znaczeń. Skuteczna komunikacja ma miejsce wtedy, gdy informacje zostały wysłane przez nadawcę właściwym kanałem i trafnie oddają jego intencje, dzięki czemu interpretacja odbiorcy oraz działania podjęte w związku z nią są zbieżne z zamiarem nadawcy. Dzięki temu możliwe jest współdziałanie.

Pierwszym podstawowym czynnikiem skutecznej komunikacji jest jego wiarygodność, na którą składają się kompetencja – znajomość problematyki oraz bezstronność informowania, zaufanie do tego, że kompetentne źródło nie wykorzysta swojej przewagi wiadomości dla wprowadzenia w błąd. Skuteczna komunikacja zależy również od kodu, jakim posługują się rozmówcy - dokładniej i szybciej porozumiewają się osoby posługujące się tym samym lub podobnym kodem, oraz od miejsca i czasu przekazywania komunikatu. Nadawca wiadomości powinien mówić zrozumiałym językiem, wyraźnie i w odpowiednim tempie, a także oddzielać sprawy ważne od mniej istotnych. Jego mowa ciała musi być spójna ze znaczeniem słów. Nadawca powinien zachęcać do reakcji zwrotnej, powtarzać najważniejsze informacje oraz skupić się na mówieniu do partnera, a nie o nim - nie oceniać. Będąc odbiorcą powinno się uważnie i aktywnie słuchać, sprawdzać czy właściwie rozumie się odbierany komunikat poprzez stosowanie dodatkowych pytań, a także  pokazywać uznanie i cierpliwość. Pamiętajmy, że w nawiązaniu i podtrzymania kontaktów interpersonalnych, niesamowicie ważne jest zachowanie postawy asertywnej. Jeśli zależy nam na dobrych kontaktach z innymi,  powinniśmy traktować innych ludzi, ich sprawy, godność z szacunkiem, tak jak dbamy o własne interesy. Nie należy traktować rozmówców jak przeciwników, czy też wykorzystywać innych osób, ich pracy do swoich celów.

            Mam nadzieję, że wyżej wymienione wskazówki dla sprawnego komunikowania się pomogą Państwu w polepszaniu kontaktów zarówno prywatnych, jak i zawodowych, w poprawie atmosfery w naszej firmie, a co za tym idzie również poczucia przynależności do organizacji.

Daniel Młocek

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury’’

Komunikacja to proces porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. To zdolność do przekazywania i odbierania informacji. Sprzyja nawiązaniu i utrzymaniu relacji między ludźmi, jak również  poczuciu wspólnoty i bliskości. Komunikowanie interpersonalne odbywać się może na dwóch poziomach: werbalnym (słowa) i niewerbalnym (głos, gesty, mimika, postawa ciała itp.).

Nasze codzienne życie wypełnione jest doświadczeniami porozumiewania. Komunikując się ze sobą, osiągamy wzajemne zrozumienie, zaufanie, szacunek i swobodę ekspresji. Abyśmy mogli sprawnie funkcjonować w firmie i zespole (w sytuacji konfliktowej) powinniśmy dążyć do stosowania strategii umożliwiającej obustronny zysk, gdyż jesteśmy współpracownikami działającymi dla dobra organizacji. Relacje powinny być oparte na dawaniu i otrzymywaniu pomocy oraz wsparcia przy realizacji wspólnych zadań i działań. Życzliwe i przyjazne stosunki podnoszą stopień identyfikacji z zakładem oraz zadowolenie z wykonywanej pracy. Nie możemy krytykować i pouczać. Dobre jest dawanie wskazówek, natomiast ostra krytyka sprawia, że druga osoba zaczyna się bronić i szuka usprawiedliwień. To z kolei rani dumę i poczucie własnej wartości, a w konsekwencji prowadzi do niechęci. Niechęć wywołana krytyką działa demotywująco i destruktywnie na cały zespół. Pojawiają się plotki, które z reguły są dalekie od prawdy przez co psuje się atmosfera w firmie. Oczywiste jest że nie nawiążemy z każdym super relacji, ale nie powinno to jednak przeszkadzać nam w zgodnym i owocnym współdziałaniu z innymi.  Powinniśmy jednak pamiętać, że tak na dobrą, jak i na złą komunikację składają się szczegóły. Liczą się nawet takie z pozoru nic nie znaczące drobiazgi jak ton głosu, forma wypowiadanych zdań (tryb rozkazujący odbiera się zupełnie inaczej niż prośby), a także przyjęta postawa, gest podania ręki, kontakt wzrokowy czy uśmiech.

Konstruktywną drogą do budowania mostów jest właśnie słuchanie, świadome budowanie relacji, wewnętrzna koncentracja na drugiej osobie. Jest to też bazą procesu stałego uczenia się, poznawania świata, rozumienia otaczającej nas rzeczywistości. To nigdy niekończące się wyzwanie, które stawia przed nami cywilizacja wiedzy.

Anna Bednarz

„BUDUJCIE MOSTY ZAMIAST WZNOSIĆ MURY”

Drodzy Pracownicy!

Jednym z podstawowych czynników wpływających na sukces firmy jest efektywna komunikacja. Pojęcie to obejmuje wzajemne przekazywanie nie tylko informacji ale również uczuć i doznań. Owy proces zachodzi jedynie w atmosferze wzajemnego zaufania i zgody. Błogosławiony Jan Paweł II podkreślał, iż tylko przez  „wznoszenie mostów, a nie murów”, afirmacje solidarności  i otwarcie się na drugiego człowieka  sprzyjamy porozumieniu i pokojowi.

Otwarcie się na drugiego człowieka oznacza nie tylko gotowość niesienia pomocy innym ale również wyzbycie się uprzedzeń, wewnętrznych blokad,  które powstrzymują nas od wyrażenia naszych odczuć, emocji, jak również reakcji jakich oczekujemy od otoczenia. To niezwykle ważne by umieć nie tylko słuchać, ale również artykułować własne uczucia. Dzięki takiej dwubiegunowej komunikacji przyczyniamy się do symultanicznego rozwoju samego siebie i organizacji. Wyrażając własne emocje, doznajemy swoistego katharsis, wewnętrznego oczyszczenia, dzięki któremu jesteśmy bardziej kreatywni i efektywni w pracy.

Niestety, budowanie murów jest głęboko zakorzenione w historii ludzkości. Od wieków bowiem, ludzie stawiali mury by ustrzec się przed zagrożeniami otaczającego ich świata. Należy jednak pamiętać, że przez wznoszenie barier zamykamy się w klaustrofobicznym świecie lęku, niepewności i beznadziei. Wbrew stereotypowemu poglądowi, przez odsłanianie naszych czułych punktów stajemy się silniejsi, a nie słabsi. Komunikując problemy, emocje, zachęcamy pozostałych do interakcji, co sprawia, że jesteśmy w stanie uporać się z jakąkolwiek trudnością o wiele efektywniej.

            Drodzy pracownicy, stawiając mosty otwieramy drogę niesienia pomocy drugiemu człowiekowi, co sprawia, że czujemy się potrzebni a w konsekwencji wzrasta poczucie naszej wartości. Każdy most to szansa nie tylko na udzielenie i  uzyskanie wsparcie od drugiej osoby. Wyjątkowo trafne wydaje się stwierdzenie Johna Donne’a – „No man is an Island” (‘Żaden człowiek nie jest wyspą’) – które jeszcze bardziej powinno utwierdzić nas w przekonaniu, iż kluczem, zarówno do osobistego jak i zawodowego sukcesu jest harmonijna interakcja z otoczeniem.

BIBLIOGRAFIA

1. Chrześcijańska Europa, Papież: wznośmy mosty; Izrael: wolimy mury.      <http://arc.ekai.pl/europa/?MID=6249>
2. Stewart, J., Mosty zamiast murów. Podręcznik komunikacji interpersonalnej.        Warszawa: PWN.
3. Donne, J. Meditation XVII. />

Monika Wójcik

„BUDUJCIE MOSTY ZAMIAST WZNOSIĆ MURY”

„Budujcie mosty zamiast wznosić mury”. Informacje dotyczące prawidłowej komunikacji dla lepszego funkcjonowania w firmie i zespole.

W życiu i w pracy komunikujemy się na sposób werbalny i niewerbalny. Zadaniem komunikacji interpersonalnej jest przekazanie informacji odbiorcy komunikatu. Porozumiewamy się za pomocą języka, stanowiącego zrozumiały kod, jak również za pomocą gestów, intonacji głosu, mimiki, postawy ciała. Połączenie tych elementów stanowi o zrozumieniu i właściwym odbiorze komunikatu rozmówcy. Ważnym elementem spajającym proces komunikacji jest słuchanie nadawcy komunikatu oraz nastawienie do niego samego oraz chęci wysłuchania komunikatu (rozmowy, prowadzenia dialogu).

Zasady dobrej komunikacji polegają na:

- utrzymaniu kontaktu wzrokowego z rozmówcą (czyli nie ignorowanie)

- skupieniu się na najważniejszych informacjach, które chce się przekazać

- zaangażowaniu komunikacji niewerbalnej

- zadawaniu pytań, gdy są wątpliwości czy dobrze się zrozumiało przekazywana informację (parafrazowanie)

- interesowaniu się tym, co mówi nadawca

- wyrażaniu uczuć (zaskoczenie, radość, smutek, rozżalenie)

- nie dawaniu rad, gdy nie jesteśmy o to proszeni

- obraniu nie za szybkiego wypowiadania słów, aby rozmówca mógł nas zrozumieć; nie spieszeniu się

- dawaniu werbalnych i niewerbalnych sygnałów, ze rozumiemy to, co przekazuje nam rozmówca

Badania dowodzą, że słowami tylko w 7% przekazujemy właściwy komunikat, ponieważ cał